Как выступить спонтанно? 9 структур быстрых презентаций от международной сети клубов ораторского мастерства Toastmasters
Как легко и эффектно выступить без подготовки?
Возможно, Вам иногда приходится выступать спонтанно, например, если необходимо произнести тост? Или, если начальство может внезапно попросить отчитаться о Вашей деятельности на собрании?
А может быть, тема спонтанных выступлений актуальна для участников Ваших тренингов?
Самая большая проблема такого выступления — растерянность оратора от непонимания того, с чего начать, о чем рассказать обязательно, учитывая краткое время выступления, как не растеряться и не забыть важное, как за несколько минут привести людей к нужным выводам.
Один из простых способов решить эту проблему — применить готовую структуру для такого выступления.
Готовая структура спонтанного выступления:
— Поможет Вам за секунды вспомнить все, что необходимо сказать
— Покажет Вашим слушателям, что Вы не теряетесь, и легко «соберетесь с мыслями» в любой ситуации
— Сделает Ваше выступление легким для восприятия
— Придаст Вам уверенности
— Вооружит Вас практичной «шпаргалкой», с которой выступить без подготовки будет легче
Вот несколько структур для коротких выступлений, рекомендованных международной сетью клубов ораторского мастерства Toastmasters:
1 — Point, Reason, Example, Point — Точка зрения, Причина, Пример, Повтор
Вы озвучиваете свою точку зрения о предмете, затем объясняете ее, рассказываете пример, и еще раз повторяете или перефразируете свое мнение.
- Например, если Вы говорите тост. Скажите: «Иван Иванович прекрасный человек» — точка зрения. «Он никогда не оставит никого в беде» — причина. «Например, в прошлом году он помог семье заболевшего работника» — пример. «Итак, за здоровье этого замечательного человека» — повтор.
- Если Вам внезапно необходимо рассказать об успехах Вашего отдела. «За прошлый квартал мы достигли нескольких важных целей» — точка зрения. «Мы привлекли пятерых новых корпоративных клиентов, которые теперь постоянно сотрудничают с нами» — причина. «Например, компания Райт Автомоторс теперь один из наших крупнейших клиентов» — пример. «Мы довольны тем, насколько удалось продвинуться» — повтор.
2 — Who, What, Where, When, Why, How — Кто? Что? Где? Когда? Почему? Как?
Вы озвучиваете целостное видение ситуации, отвечая на вопросы — Кто? — важнейшее лицо в этой ситуации — Что? — происходит или важно здесь — Где? Когда? — случились важные события — Почему? — это важно — Как? — относиться к ситуации или действовать дальше.
- Если Вы говорите тост. Скажите: Кто? — «Иван Иванович — заместитель руководителя нашего отдела». Что? — «Сегодня Иван Иванович выходит на пенсию». Где и когда? — «Он работал на нашем заводе более 30-ти лет». Почему важно? — «И каждый день из этих 3-ти лет каждый из работников чувствовал его личную поддержку». Как относиться? — «Давайте от всего сердца пожелаем Ивану Ивановичу провести еще много счастливых лет с друзьями, родственниками и его большой семьей!»
- Если Вы рассказываете об успехах отдела. Кто? — «Наши менеджеры по продажам, особенно Иван Иванов и Петр Петров, в течение этого квартала потрудились на славу». Что? — «Например, им удалось привлечь пятерых новых корпоративных клиентов и сделать их постоянными». Когда и где? — «Блестящее выступление на выставке и кампания в интернет помогли собрать сотни контактов заинтересованных потенциальных клиентов». Почему это важно? — «Несмотря на сезонный спад на рынке, у нас дела идут отлично». Как относиться? — «Я уже лично выразил свою признательность этим менеджерам, и буду рад, если это сделает высшее руководство компании».
3 — Past, Present, Future — Прошлое — Настоящее — Будущее
Вы рассказываете о том, какова была ситуация в прошлом, что происходит в настоящем, и каким Вам видится будущее.
- Если Вы произносите тост. «Я встретил Ивана Ивановича в период жизни, когда определялся со своей карьерой и жизненными ценностями,» — прошлое. «Этот человек сразу завоевал мое расположение, и продолжает быть авторитетом для меня и для других сотрудников,» — настоящее. «Я надеюсь, он поможет еще многим людям определиться с тем, чего они хотят добиться в жизни, и как сделать это» — будущее.
- Если Вы рассказываете об успехах отдела. «В прошлом квартале нам удалось привлечь только трех новых корпоративных клиентов, и, к сожалению, один отказался от сотрудничества с нами. В этом квартале мы привлекли пять компаний, и все, кто уже были нашими клиентами, продолжили сотрудничество. На следующий квартал мы планируем несколько мероприятий, направленных на то, чтобы сохранить имеющихся и завоевать новых клиентов».
4 — Сбалансированное мнение
Вы рассказываете несколько точек зрения, чтобы дать целостную картинку ситуации, а потом делаете свой вывод.
- Если Вы говорите тост. «Некоторые люди могут сказать, что Иван Иванович слишком прямолинеен, и очень серьезно и скрупулезно относится к работе. Кто-то скажет, что он чересчур резок. И, одновременно с этим, в течение 30-ти лет он оставался главным связующим звеном нашего коллектива, человеком, который был требователен, но всегда внимательно относился к каждому сотруднику».
- Если Вы рассказываете об успехах. «В начале квартала мы обсуждали, какие цели самые важные для нас. У некоторых сотрудников было мнение, что нужно бросить все силы на привлечение новых клиентов. Я рад, что в итоге мы пришли к необходимости уделить внимание не только привлечению новых, но и сохранению старых клиентов, это позволило нам сократить отток клиентов до нуля».
5 — Ключевое слово
Выберите одно слово, относящееся к Вашему мини-выступлению, и повторите его несколько раз.
- Пример для тоста. «Думаю, все согласятся, что, говоря об Иване Ивановиче, особенно важно упомянуть такое слово, как порядочность. Готовясь к этому юбилею, я спросил нескольких коллег о том, что они думают об Иване Ивановиче — и его исключительная порядочность была упомянута каждым из них. Давайте поднимем бокалы за человека, который был образцом порядочности для нашего коллектива в течение многих лет!»
- Пример для собрания. «Главным фокусом нашей работы в данном квартале было ежедневное развитие. Мы внедрили новую систему CRM и попросили представителя компании-поставщика проводить для нас ежедневные развивающие тренинги об ее возможностях. Мы распределили между менеджерами неактивных клиентов, и каждый сотрудник ежедневно обзванивал людей из списка. Мы ежедневно отправляли письма директорам выставок и деловых форумов, партнерство с которыми может помочь развитию нашего бизнеса. Делая такие шаги к развитию каждый день, в итоге мы пришли к серьезному повышению наших показателей».
6 — Карта ума
От одного предмета Вашего выступления переходите к деталям и частностям, как если бы Вы рисовали «Карту ума».
- Пример для тоста. «Иван Иванович это заместитель руководителя нашего отдела, любимый и уважаемый всеми член нашего коллектива, председатель нашего корпоративного клуба парашютного спорта, увлеченный рыболов, а также прекрасный семьянин — муж, отец и дед. Как заместитель руководителя, он в течение 30-ти лет помогал сотрудникам с различными намерениями — работникам, руководству, представителям других отделов — находить решения сложных ситуаций, уравновешивать конфликты интересов, приходить к компромиссам и успешно работать вместе. Как председатель клуба парашютного спорта …»
- Пример для собрания. «Фокусом нашего отдела в этом квартале было постепенное поступательное развитие. В частности, мы привлекли 5 новых клиентов, внедрили систему CRM и прошли полное обучение ее возможностям, занялись поддержкой старых клиентов и поддержанием отношений с ними, и установлением отношений с партнерами, способным помочь нам в развитии. 5 привлеченных новых клиентов включают в себя …»
7 — Описание процесса
Вы описываете то, что происходит, как детальный пошаговый процесс, разворачивающийся во времени.
- Пример для тоста. «Что делает Иван Иванович, когда приходит утром на работу? Прежде, чем начать собственный рабочий день, он обходит рабочие места своих сотрудников и узнает, какое настроение у них, все ли хорошо, какие могли возникнуть проблемы. Он изучает журнал передачи смен и смотрит, нужны ли какие-либо замены работников. Он проводит ежеутреннее общее собрание, сверяя с сотрудниками их цели и задачи на день. Давайте поднимем бокал за человека, который вкладывает столько сил и энергии в каждого из своих сотрудников!»
- Пример для собрания. «В начале квартала мы на общем собрании отдела составили список целей — того, чего мы хотели бы добиться за этот квартал. На следующем собрании мы провели мозговой штурм о том, что может нам помочь достичь этих целей. Большинство идей предложено самими сотрудниками. Мы составили план реализации, и расписали его на небольшие шаги, которые затем распределили по дням. Листы с нашими целями, шагами для их достижения и расписанием по дням и сейчас закреплены на стене в нашей переговорной, и сотрудники каждый день заходят сверяться с ними».
8 — Проблема и решение
Озвучьте одну большую и сложную проблему, связанную с тем, о чем Вы хотите выступить, и то, каким было ее решение.
- Пример для тоста. «В прошлом году один из наших сотрудников заболел, и ему пришлось лечиться в течение нескольких месяцев. Иван Иванович лично помогал его семье и организовал несколько визитов желающих навестить коллегу представителей коллектива к этому человеку в больницу».
- Пример для отчета об успехах. «В этом квартале мы обнаружили, что некоторые клиенты уходили к конкурентам из-за того, что те делали им более выгодное первоначальное предложение. Разобравшись в вопросе, мы поняли, что предложение конкурентов было не окончательным, и в итоге клиенты доплачивали им за дополнительные услуги. Когда мы озвучили эту информацию сомневающимся клиентам, нам практически полностью удалось остановить их отток».
9 — Точка зрения и ее причины
Озвучьте Вашу персональную точку зрения и затем ее причины или аргументы в ее пользу.
- Пример для тоста. «Мое личное мнение состоит в том, что Иван Иванович завоевал авторитет и расположение работников благодаря тому, что сам всегда оказывал им максимальную поддержку. Он всегда в курсе настроений, достижений и проблем каждого сотрудника, вместе с тем, поставив задачу, он доверяет людям в том, чтобы они самостоятельно реализовали ее. Если у кого-то возникают проблемы, он всегда участвует в их решении. И, наконец, Иван Иванович посвящает много времени и сил развитию своих сотрудников».
- Пример для отчета об успехах. «Мне представляется, что мы достигли за этот квартал большего, чем за любой из трех предыдущих. Мы привлекли новых клиентов и не потеряли старых. Мы опробовали новые каналы привлечения, большинство из которых оказались полезными. И, наконец, я горжусь тем, что планы всего этого были созданы самими сотрудниками, что позволило прийти к новым идеям и максимально вовлечь сотрудников в их реализацию».
Каждая из этих структур самостоятельна — Вы можете сделать короткое выступление по структуре «Прошлое — Настоящее — будущее» или «Сбалансированное мнение». Тем не менее, Вы можете и перемешать их, начав с одной структуры мини-выступления и завершив другой.
* Список приемов спонтанных выступлений представлен в пособии Toastmasters «Table Topics» автор Marie Murphy. Примеры для конкретных ситуаций написаны мной.
Итак, попробуйте произнести спонтанное выступление с применением любой из этих структур. Я уверена — Вам понравится!
А если на тренинге, на собрании или за праздничным столом Вас попросят выступить без подготовки на какую-то важную тему — теперь Вы знаете, как это сделать!
Тренинг по теме —
«Убеждающая презентация» — http://www.trainersworld.ru/?page_id=938